La Fédération québécoise des sociétés de généalogie (FQSG), en partenariat avec la Société franco-ontarienne d’histoire et de généalogie (SFOHG), formula en février 2009 le projet de la Base prosopographique des élus municipaux (BAPEM), afin de créer un point de ralliement, un nouveau but commun, pour les sociétés d’histoire et de généalogie. Pour renforcer la valeur de ce projet, la Fédération entra également en partenariat avec le Centre interuniversitaire d’études québécoises (CIEQ) en avril 2009 afin d’élargir ses horizons en ne se contentant pas de faire une autre base de données pour les généalogistes, mais en créant un outil de recherche qui pourrait également répondre aux besoins de la recherche historienne au Québec et en Ontario français.

Les membres de l’équipe de la BAPEM effectuèrent de mars à mai 2009 un premier survol et une numérisation des sources disponibles à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), aux Archives publiques de l’Ontario et à Bibliothèque et Archives du Canada (BAC). Il apparut évident qu’il serait relativement facile d’établir la liste des maires, du moins pour la période post-confédération, mais qu’il en serait autrement pour la liste des conseillers. Il fallait que les recherches s’étendent aux archives municipales du Québec et de l’Ontario.

Réagissant à ce manque dans les sources disponibles à BAnQ, à BAC et aux Archives publiques de l’Ontario, la FQSG formula une solution : le projet MUNICIPA, une vaste entreprise de numérisation d’archives municipales qui forme ainsi une continuité de la BAPEM. Les archives municipales pourront venir combler le corpus de sources de la BAPEM, puis élargir le champ des recherches concernant le milieu municipal. Le projet MUNICIPA fera d’une pierre deux coups, puisqu’il permettra bien entendu la réalisation de la BAPEM, mais également une mise en valeur des sources de l’histoire municipale au Québec et en Ontario par leur publication.

Objectifs

• Créer une importante banque de sources numérisées du milieu municipal, soit les procès-verbaux des conseils et des comités exécutifs ainsi que la réglementation municipale;
• Favoriser la réalisation d’un autre projet de la FQSG, la BAPEM, outil complet de référence historique, accessible autant aux chercheurs universitaires qu’aux chercheurs amateurs, sur le milieu municipal et ses acteurs au Québec et en Ontario français depuis 1833; 
• Améliorer l’accès aux sources du milieu municipal pour les chercheurs en histoire, en sociologie, en anthropologie et en démographie;
• Permettre une plus grande diffusion des sources du milieu municipal;
• Assurer la sauvegarde du patrimoine archivistique municipal.

La numérisation s’effectuera sur une base volontaire par des chercheurs bénévoles. Une section du site Internet de la FQSG est consacrée à la progression du projet, présentée sous la forme d’une liste des municipalités dont la numérisation des documents a été complétée, est en cours de numérisation ou sera à numériser. Un chercheur bénévole pourra ainsi se « réserver » une municipalité en le signalant à la FQSG. Celle-ci approchera alors la municipalité en question avec une proposition d’entente qui donnera à ce chercheur un accès aux archives de cette municipalité afin de procéder à la numérisation des documents visés. Une fois la numérisation complétée selon les règles méthodologiques qui lui seront fournies par la FQSG, le chercheur enverra les données au secrétariat de la FQSG pour qu’elles soient compilées et ajoutées à la banque.